Case operacional
Cronnor Assessoria Contábil
Documentos, prazos e notas saíram do WhatsApp e do e-mail e passaram a rodar em um sistema com login, painel e histórico.
Contexto
Escritório contábil em Duque de Caxias, Rio de Janeiro. Atende empresas e profissionais autônomos, com rotina que envolve receber documentos dos clientes, acompanhar prazos e emitir notas.
Problema
A relação com o cliente acontecia em canais soltos: documento chegando por WhatsApp e e-mail, pedido em conversa, controle do que já tinha sido entregue vivendo na memória de quem atendia. Não havia lugar onde o cliente pudesse ver o próprio histórico, nem onde a equipe pudesse ver de uma vez só o que estava pendente e de quem.
O que foi construído
Uma plataforma própria, não um site. Cada cliente entra com login e envia documentos direto pelo portal, com histórico do que já mandou. A equipe trabalha em um painel administrativo com visão do que está em aberto, demandas atribuídas e indicadores de operação atualizados em tempo real. Acesso separado por papel, cliente e administrador, com permissões distintas.
A emissão de notas fiscais foi trazida para dentro do portal, com certificado digital e o fluxo completo, incluindo o tratamento dos casos em que a emissão é recusada.
Notificações e comunicação com os clientes saem do próprio sistema pela API oficial do WhatsApp, com número verificado e envio controlado.
Integrações técnicas
- Next.js 15 e Supabase, com autenticação e dados em tempo real
- Emissão fiscal com certificado digital
- WhatsApp Business API oficial da Meta
- Mercado Pago
- Editor visual de conteúdo para a equipe alterar páginas sem depender de desenvolvedor
- Hospedagem em VPS própria, com monitoramento de processos e reinício automático
O que deixou de ser manual
Recebimento e organização de documento por conversa. Consulta de o que falta de quem feita na mão. Emissão de nota fora do sistema, com o resultado sendo repassado ao cliente por mensagem depois. Comunicação repetida um a um.
Papel atual da Hikari
A plataforma está em produção e a Hikari segue responsável pela manutenção, evolução e infraestrutura. A implantação foi feita em três ondas, começando por uso interno, depois primeiros clientes externos e por fim expansão gradual.
Antes, boa parte do meu mês era cobrar cliente pelo WhatsApp, um por um: documento que faltava, cobrança que ia vencer, certificado digital perto de expirar. Hoje o sistema avisa sozinho, pelo WhatsApp, e eu só acompanho pelo painel. As cerca de 150 notas que emitimos por mês saem de dentro do portal, e com isso deixamos de usar o Tiranota. E tanto eu quanto meus clientes temos o aplicativo no celular. A Hikari entendeu a rotina de um escritório contábil e transformou isso em um sistema que a gente usa todo dia.
Sua operação tem um processo assim, que roda na mão todo mês?
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